Wenn Sie ein Start-up oder ein wachsendes Unternehmen leiten, möchten Sie vielleicht einen Assistenten einstellen, der Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Zeit hilft. Diese Person hilft Ihnen bei organisatorischen Aufgaben und anderen Aufgaben, die nicht dringend sind, aber dennoch wichtig für Ihr Unternehmen. Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise die Verwaltung der sozialen Medien und administrative Aufgaben.
– Sie brauchen jemanden, der Ihnen bei wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben hilft (Quadrant 2)
In der Arbeitswelt gibt es zwei Hauptkategorien von Aufgaben: dringende und wichtige. Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit, und sie sind in der Regel sehr aufmerksamkeitsbedürftig. Darüber hinaus behindern sie oft den Fortschritt, da sich die Menschen dazu gedrängt fühlen, diese dringenden Aufgaben zu erledigen. Wichtige Aufgaben hingegen sind notwendig, um ein langfristiges Ziel zu erreichen. Wenn sie rechtzeitig erledigt werden, tragen wichtige Aufgaben zum Gesamtziel bei und versetzen die Menschen in einen positiven, reaktionsfähigen Zustand.
Dringende Aufgaben erfordern sofortiges Handeln und haben oft klare Konsequenzen. Diese Aufgaben sind zwar unvermeidlich, können aber auch stressig sein und zu Burnout führen. Wichtige Aufgaben hingegen erfordern sorgfältiges und überlegtes Handeln und helfen Ihnen, Ihre Energie und Zeit effektiver zu verwalten. Um zu bestimmen, welche Aufgaben priorisiert werden sollten, wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an.
Ermitteln Sie die Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben sind oft kontraproduktiv und sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Sie neigen dazu, vom eigenen Ego getrieben zu sein, und können sogar Hindernisse für Ihre Ziele darstellen. Wenn Sie sich nicht in der Lage sehen, diesen Aufgaben genügend Zeit zu widmen, sollten Sie in Erwägung ziehen, sie an eine andere Person zu delegieren oder jemanden einzustellen, der sie für Sie erledigt. Dringende, aber nicht dringende Aufgaben lassen sich am besten bewältigen, indem Sie sich Zeitblöcke einrichten, in denen Sie sich ungestört auf diese Aufgaben konzentrieren können.
Wenn Sie ständig mit Aufgaben des Quadranten 3 zu tun haben, müssen Sie eine Strategie entwickeln, um den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu minimieren. Das Delegieren von Aufgaben ist eine ausgezeichnete Strategie für Aufgaben im Quadranten 3. Sie sollten auch in Betracht ziehen, Aufgaben zu bündeln, um optimale Effizienz zu erzielen. Wenn Sie Ihre Q3-Prioritäten festlegen, können Sie Ihre Zeit leichter auf wichtigere, aber nicht dringende (Q2) Aufgaben verwenden.
Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben (Quadrant 2) sind nicht dringende Aufgaben, die zu Ihrem langfristigen Ziel beitragen werden. Für eine langfristige Produktivität ist es wichtig, dass Sie sich bei diesen Aufgaben helfen lassen. Wenn Sie keine Zeit haben, sich diesen Aufgaben zu widmen, geraten Sie in Stress und kommen nicht weiter.
Die wichtigsten, aber nicht dringenden Aufgaben können von anderen erledigt werden. Sie sind wichtig für Ihre langfristigen Ziele, haben aber keinen unmittelbaren Wert. Sie können diese Aufgaben anderen zuweisen oder sie sogar löschen.
Sie brauchen jemanden, der Ihnen bei den sozialen Medien hilft
Um die sozialen Medien optimal nutzen zu können, müssen Sie sich Ihr Unternehmen ansehen und entscheiden, welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Die Ziele sollten spezifisch, messbar und zeitnah sein. Vielleicht möchten Sie sie in einem Einjahres-, Fünfjahres- und Zehnjahresformat organisieren. Wenn Sie einmal festgelegt haben, was Sie erreichen wollen, können Sie es für jeden Zeitraum anpassen.
Sie brauchen jemanden, der Ihnen bei administrativen Aufgaben hilft
Verwaltungsassistenten müssen Multitasking-Fähigkeiten haben und über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen. Ihre Arbeit kann von der Planung von Vorstellungsgesprächen bis zum Schreiben von Stellenbeschreibungen reichen. Sie können auch dafür verantwortlich sein, den Überblick über Unternehmensakten zu behalten und Notizen in Besprechungen zu ordnen. Die Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten müssen mit den technologischen Fortschritten Schritt halten, um effektiv zu sein.
Ein Verwaltungsassistent muss gut kommunizieren können, flexibel sein und in der Lage, Probleme schnell zu lösen. Ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz ist in dieser Position wichtig, da Verwaltungsassistenten täglich mit Menschen zu tun haben. Sie müssen auch in der Lage sein, mit schwierigen Situationen umzugehen, z. B. mit verärgerten Kunden.
Während Verwaltungsassistenten grundlegende Buchhaltungsaufgaben erledigen können, benötigen sie für komplexere Aufgaben eine Buchhaltungsfirma oder einen Wirtschaftsprüfer. Einige Verwaltungsassistenten sind auch für die Verwaltung von Websites für soziale Medien zuständig. Auf diesen Plattformen müssen Verwaltungsangestellte oft Anzeigen erstellen und mit Kunden in Kontakt treten. Dies kann zeitaufwändig sein, aber es gibt Tools und Verfahren, die diesen Prozess erleichtern.
Administratoren sind für den Betrieb eines Unternehmens unerlässlich. Zu ihren Aufgaben gehören die Planung von Besprechungen, die Ablage, die Dokumentation von Bankeinzahlungen, die Erstellung von Berichten, die Veröffentlichung von Beiträgen in sozialen Medien und vieles mehr. Sie sind der Klebstoff, der ein Unternehmen zusammenhält. Auf Websites wie Upwork können Verwaltungsfachleute ihre Fähigkeiten an Kunden auf der ganzen Welt weitergeben. Diese Websites grenzen die Suche nach Verwaltungsfachleuten ein und bringen sie mit den besten Unternehmen zusammen.
Ein Verwalter muss über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Ein hervorragender Verwalter sollte in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, die Zeit einzuteilen und schnell auf andere zu reagieren. Eine gute Organisation ist für einen Verwalter unerlässlich, um effektiv arbeiten zu können, und ein gut organisierter Arbeitsplatz hilft Ihnen, die Zeit einzuteilen und Prioritäten bei den Aufgaben zu setzen.
Verwaltungsaufgaben erfordern gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten. Ein Verwaltungsangestellter sollte in der Lage sein, zuzuhören und auf die Fragen der Kunden einzugehen. Sie sollten nicht nur gut kommunizieren können, sondern auch in der Lage sein, Erwartungen zu formulieren und klar zu kommunizieren. Dies sind wichtige Aufgaben, die den reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens gewährleisten.
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