Was ist die Aufgabe eines Sekretärs in einem Unternehmen? Administrative Unterstützung der Unternehmensleitung. Organisation des Büropersonals und Betreuung neuer Mitarbeiter. Erfüllung von Best-Practice-Anforderungen an die Unternehmensführung. Dies sind nur einige der vielen Aufgaben einer Sekretärin. Die Position des Sekretärs in einem Unternehmen ist für den Gesamterfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Administrative Unterstützung und Anleitung von Unternehmensleitern
Verwaltungsleiter müssen sich über Entwicklungen und Trends am Arbeitsplatz auf dem Laufenden halten. Sie müssen auch lernen, wie man effektiv mit Teammitgliedern kommuniziert. Sie müssen sich auch mit der Technologie vertraut machen. Außerdem müssen sie sich über Trends auf dem Laufenden halten, die sich auf das Unternehmen auswirken können, wie z. B. die Zunahme der Telearbeit.
Verwaltungsfachleute sind oft die unbesungenen Helden des Unternehmens. Während die C-Suite-Führungskräfte den ganzen Ruhm ernten, halten diese Mitarbeiter das Unternehmen am Laufen. Verwaltungsfachleute verdienen besondere Anerkennung, und der jährliche Tag der Verwaltungsfachleute ist eine Gelegenheit, ihre Bemühungen zu würdigen. Ein Verwaltungsfachmann sollte die Kultur des Unternehmens und den Auftrag verstehen.
Verwaltungsdirektoren sind auch für die Leitung eines Teams von Mitarbeitern verantwortlich. Sie motivieren ihr Team, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Sie sollten außerdem detailorientiert sein und über gute organisatorische Fähigkeiten verfügen. Darüber hinaus sollten sie über ein ausgezeichnetes Zeitmanagement verfügen und wissen, wie sie auftretende Probleme lösen können. Ein Verwaltungsdirektor muss auch in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren und Feedback von anderen zu interpretieren.
Für eine Einstiegsposition als Verwaltungsdirektor/in kann ein Bachelor-Abschluss in einem verwandten Fachgebiet erforderlich sein. Einige Arbeitgeber bevorzugen Bewerber mit einem Bachelor-Abschluss in Gesundheitsverwaltung oder öffentlicher Verwaltung. Diese Studiengänge umfassen in der Regel Kurse in Management und Finanzen des Gesundheitswesens sowie in Recht des Gesundheitswesens. Viele Studiengänge umfassen auch Kurse in Ethik.
Organisation des Büropersonals
Ein Sekretär ist ein Beamter eines Unternehmens, der verschiedene Aufgaben wahrnimmt. Zu diesen Aufgaben gehört es, dafür zu sorgen, dass die Satzung des Unternehmens eingehalten wird. Er sollte auch sicherstellen, dass jede Aktienübertragung, die die Zustimmung eines Vorstandsmitglieds erfordert, ordnungsgemäß durchgeführt wird. Darüber hinaus sollte der Sekretär vor der Übertragung von Aktien ein Aktienübertragungsformular mit der korrekten Gebühr abstempeln. Tut der Sekretär dies nicht, gilt die Übertragung von Aktien als illegal.
Eine Sekretärin ist auch für die Vorbereitung von Sitzungen zuständig. Im Allgemeinen bereitet sie die Unterlagen für Vorstandssitzungen vor und stellt sicher, dass diese mit den gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien übereinstimmen. Zur Vorbereitung und Durchführung von Vorstandssitzungen kann sie auch die Software des Vorstandsportals nutzen. Sie kann sich auch um die Nachbereitung der Sitzung kümmern. Die Anwesenheit eines Sekretärs bei Vorstandssitzungen ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Vorstand über die verteilten Unterlagen gut informiert ist.
Sekretärinnen und Sekretäre haben häufig mit Klienten und Kunden zu tun. Sie arbeiten auch mit anderem Büropersonal zusammen. In vielen Fällen sind sie dem Büroleiter unterstellt. Sekretärinnen und Sekretäre führen auch Aufzeichnungen über das Büromaterial. Darüber hinaus kann von ihnen erwartet werden, dass sie technische Ablagesysteme verwenden. Sie können Tabellenkalkulationen erstellen, um den Überblick über das Material zu behalten und es bei Bedarf zu bestellen. Die Sekretärin kann auch Finanzdaten organisieren und sie in spezifische Finanzberichte einordnen.
Eine Sekretärin kann auch gebeten werden, kleine Aufgaben auszuführen, die zu einem größeren Projekt gehören. So kann die Sekretärin eines Marketingdirektors beispielsweise Präsentationen organisieren, Dokumente vorbereiten und Berichte erstellen. Eine Sekretärin muss über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, um ihre Aufgabe ordnungsgemäß erfüllen zu können.
Betreuung neuer Mitarbeiter
Zusätzlich zu ihren administrativen Aufgaben kann eine Sekretärin in einem Unternehmen auch die Betreuung neuer Mitarbeiter übernehmen. Neu eingestellte Mitarbeiter haben viel zu tun, z. B. müssen sie sich in eine neue Kultur und einen neuen Arbeitsplatz einarbeiten. Außerdem werden sie wahrscheinlich Fehler machen. Ein Mentor sollte neuen Mitarbeitern helfen, aus ihren Fehlern zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Wenn möglich, sollten die Mentoren regelmäßig zur Verfügung stehen, um sie zu beraten und zu ermutigen. Sie sollten bereit sein, mit neuen Mitarbeitern an Besprechungen teilzunehmen und sie mit anderen Mitarbeitern bekannt zu machen, mit denen sie gemeinsame Interessen haben.
Die Betreuung neuer Mitarbeiter durch einen Mentor ist entscheidend für ihre Integration in die Unternehmenskultur. Es hilft ihnen, den Auftrag und die Vision des Unternehmens zu verstehen, und hilft ihnen, ihren Platz in der Organisation zu finden. Viele neue Mitarbeiter bringen eine Menge Gepäck aus früheren Arbeitsverhältnissen mit, und dieses Gepäck kann die Integration in das Team erschweren.
Die Betreuung neuer Mitarbeiter durch einen Mentor ist für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, unerlässlich. Ein Mentor kann einem neuen Mitarbeiter helfen, produktiver und erfolgreicher zu werden, indem er ihm Tipps und Ratschläge gibt. Ein Mentor muss nicht unbedingt die Arbeit des neuen Mitarbeiters übernehmen, aber er sollte bereit sein, ihn zu beraten und zu unterstützen.
Mentoring kann dazu beitragen, die Mitarbeiterfluktuation zu verringern, die Arbeitszufriedenheit zu steigern und gute Mitarbeiter im Unternehmen zu fördern. Ein Mentor kann neuen Mitarbeitern dabei helfen, ihre Rolle innerhalb des Unternehmens zu verstehen, Fragen zu beantworten und ihnen bei der Verwirklichung ihrer Karriereziele zu helfen. Darüber hinaus kann Mentoring den Mitarbeitern helfen, ein Gefühl von Identität und Marke zu entwickeln.
Erfüllung der Best-Practice-Anforderungen an die Unternehmensführung
Der Unternehmenssekretär ist eines der wichtigsten Mitglieder des Vorstands und spielt eine wichtige Rolle bei der effektiven Führung eines Unternehmens. Er sollte in der Lage sein, den Vorstand und die Geschäftsführung in Bezug auf bewährte Governance-Praktiken und die gesetzlichen Anforderungen an seine Rolle zu beraten. Der Sekretär sollte proaktiv die Tagesordnung der Sitzungen verwalten und dafür sorgen, dass die richtigen Informationen im Vorfeld der Sitzungen bereitgestellt werden. Er sollte auch über alle auftretenden Probleme berichten und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.
Die Rolle des Sekretärs hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und umfasst heute viele Verwaltungsaufgaben. So muss der Sekretär von heute beispielsweise über neue Rechtsvorschriften, die sich auf das Unternehmen auswirken können, informiert sein und den Vorstand über diese Änderungen auf dem Laufenden halten. Die Rolle des Sekretärs im Unternehmen hat auch aufgrund der wachsenden Bedeutung der Corporate Governance zugenommen. Neben der Aufgabe, den Vorstand über neue Gesetze auf dem Laufenden zu halten und die Unternehmensregeln durchzusetzen, wird der Sekretär heute oft als Hüter der Compliance des Unternehmens angesehen.
Eine weitere wichtige Aufgabe des Sekretärs ist es, unabhängig zu beraten und im besten Interesse des Unternehmens zu handeln. Die Unabhängigkeit des Sekretärs ist wichtig, um Unparteilichkeit und Diskretion zu demonstrieren und das Vertrauen der Vorstandsmitglieder zu gewinnen. Um dies zu gewährleisten, sollte der Sekretär einen direkten Berichtsweg zum CEO oder einer anderen geeigneten Führungskraft haben.
Ein Sekretär sollte nicht nur Zugang zum Vorstand haben, sondern auch mit allen Vorstandsmitgliedern zusammenarbeiten, um eine positive Arbeitsbeziehung zu ihnen aufzubauen. Der Sekretär des Unternehmens sollte auch die Entwicklung des Vorstands unterstützen, indem er an den Entwicklungsprozessen des Vorstands teilnimmt. Dazu gehört die Durchführung eines gründlichen jährlichen Beurteilungsverfahrens für den Vorstand, die Ausschüsse und die einzelnen Direktoren. Der Sekretär sollte auch eine führende Rolle bei der Ausarbeitung und Umsetzung maßgeschneiderter Einführungspläne für neue Vorstandsmitglieder und Schulungsprogramme für einzelne Vorstandsmitglieder übernehmen.
Aufgaben eines Unternehmenssekretariats
Die Aufgaben eines Unternehmenssekretariats sind größtenteils administrativer Natur, aber die Stellenbeschreibung kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Bei börsennotierten Unternehmen beispielsweise ist die Rolle des Sekretärs weitaus umfangreicher als die der reinen Verwaltung, und der Sekretär kann auch zusätzliche Aufgaben haben, wie z. B. die Verwaltung des Unternehmens, die Vorbereitung von Sitzungsprotokollen und die Aktualisierung des CRO über die Unternehmensstruktur des Unternehmens. Ein Unternehmenssekretär ist auch für die Führung der Unternehmensunterlagen verantwortlich und vertritt das Unternehmen in einer Reihe von rechtlichen Situationen.
In vielen Fällen benötigen die Unternehmen keinen Gesellschaftssekretär mehr, aber es gibt immer noch wichtige Aufgaben für den Sekretär. Er muss sicherstellen, dass die gesetzlichen Verpflichtungen des Unternehmens erfüllt werden, die Interessen der Aktionäre schützen und eine gute Unternehmensführung praktizieren. Als solcher muss er regelmäßig mit den Aktionären des Unternehmens kommunizieren und sie über die Aktivitäten des Unternehmens auf dem Laufenden halten.
Das Berufsbild ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich, aber Gesellschaftssekretäre haben häufig mit der australischen Wertpapierbörse (ASX) zu tun. Wenn ein Unternehmen an der ASX notiert ist, ist der Gesellschaftssekretär für alle Interaktionen mit der Börse verantwortlich. Je nach Unternehmen kann ein Gesellschaftssekretär jedoch auch regelmäßig Routinekontakte mit der ASX pflegen. Ein Gesellschaftssekretär muss sich mit den Gesellschaftsgesetzen und -vorschriften gut auskennen und mit den Rechten und Pflichten der Aktionäre vertraut sein.
Die Aufgaben eines Gesellschaftssekretärs können recht vielfältig sein, die Hauptaufgaben sind jedoch die Führung der Unternehmensunterlagen und die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften. Darüber hinaus ist der Gesellschaftssekretär für die Teilnahme an Sitzungen und die Erbringung von Sekretariatsdiensten für die Gesellschaft verantwortlich. Außerdem berät er das Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften und Regeln.
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