Als Unternehmen sollten Sie einen Aktionsplan für größere Krisen entwickeln. Zu diesem Zweck sollten Sie die wahrscheinlichsten Situationen ermitteln, die zu einer Krise führen können. Entwickeln Sie dann Pläne für jedes dieser Szenarien. Auch wenn einige Pläne einander ähnlich sind, werden sie sich je nach Art der Krise unterscheiden. Ein Plan kann zum Beispiel für einen Mitarbeiterstreit gelten, ein anderer für einen aktivistischen Aktionär.
Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams
Einer der ersten Schritte beim Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams ist die Festlegung klarer Erwartungen an seine Arbeit. Dies wird dem Team helfen, sich auf seine Ziele zu konzentrieren und Zeitverschwendung zu vermeiden. Der Prozess mag anfangs nicht reibungslos verlaufen. Einige Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise nicht wohl dabei, mit anderen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten, und es kann einige Zeit dauern, bis das Team zusammengewachsen ist.
Der Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams ist ein wesentlicher Bestandteil des Managementprozesses. Er ermöglicht es den Mitarbeitern, die Perspektiven und Stärken der anderen im Unternehmen zu verstehen. Dies fördert das Verständnis und hilft bei der Lösung von Konflikten. Außerdem können die Teammitglieder so neue Ideen einbringen. Die besten Unternehmen integrieren funktionsübergreifende Teams in ihre Unternehmenskultur und schaffen so ein wirklich integratives Arbeitsumfeld.
Beim Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams ist es wichtig, eine Anwendung oder Plattform zu verwenden, die es den Mitgliedern eines funktionsübergreifenden Teams ermöglicht, in einem einzigen Arbeitsbereich zusammenzuarbeiten. Dies ist wichtig, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und die Belastung des Einzelnen zu verringern. Eine Plattform, die funktionsübergreifende Teams unterstützt, sollte flexibel sein und über die entsprechenden Automatisierungsfunktionen verfügen. Eine Plattform sollte Funktionen zur Erstellung und Zuweisung von Aufgaben enthalten, mit denen Aufgaben automatisch erstellt und bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden. Sie sollte auch Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten und Fristen bieten, damit die Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden.
Idealerweise sollte ein Krisenmanagementteam Vertreter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens umfassen. Das Institute for Crisis Management empfiehlt beispielsweise, ein Kernteam für das Krisenmanagement zu bilden, dem Mitarbeiter aus den Bereichen Personal, Recht, Finanzen, Betrieb und IT angehören. Je nach Bedarf können auch andere Funktionen in das Team aufgenommen werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise mit einer Beschaffungskrise konfrontiert ist, kann das Team auch Fachleute für Einkauf und Lieferkettenmanagement umfassen. Schließlich sollte das Team einen Pressesprecher/Berater für öffentliche Angelegenheiten umfassen, der die Medien informiert und Strategien für die Nachrichtenübermittlung entwickelt.
Ziel des Krisenstabs ist es, die geschäftlichen Auswirkungen der einzelnen Risiken zu verstehen. Unterschiedliche Risiken haben unterschiedliche Folgen, aber die Gesamtauswirkungen können für das Unternehmen nachteilig sein. Zu den möglichen Auswirkungen auf das Geschäft gehören Umsatzverzögerungen, Rufschädigung, Einkommensverluste und Geldbußen. Das Team sollte auch die geeigneten Reaktionsmaßnahmen festlegen. Ein Softwareunternehmen muss beispielsweise das Unternehmensnetzwerk sichern und die geeigneten Medien für die Berichterstattung über die Nachricht ermitteln. Zu einem Team sollte auch jemand gehören, der sich um die Schadensbewertung kümmert.
Mitteilung, dass eine Krise im Gange ist
Die Mitteilung, dass in Ihrem Unternehmen eine Krise im Gange ist, ist ein entscheidender Schritt. Sie müssen sich vergewissern, dass es sich wirklich um eine Krise handelt, und überlegen, wer Ihre Zielgruppe ist. In der Vorkrisenphase sollten Sie Ihr Team zusammenstellen und Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen. Ermitteln Sie die Geschäftsbereiche und Abteilungen, die einbezogen werden müssen, und stellen Sie sicher, dass ihre Kontaktinformationen auf dem neuesten Stand sind.
Eine Krise ist ein unerwartetes und unvorhersehbares Ereignis, das eine Organisation betrifft. Sie kann durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, darunter menschliches Versagen, technisches Versagen oder Umweltkatastrophen. Diese Ereignisse beeinträchtigen die Dienstleistungen und den Betrieb und können den Ruf eines Unternehmens schädigen. Bei der Explosion der Bohrinsel Deepwater Horizon im Jahr 2010, die von British Petrol, einem großen Ölunternehmen, verursacht wurde, gelangten beispielsweise vier Millionen Barrel Rohöl in den Golf von Mexiko. Es handelte sich um die schlimmste Umweltkatastrophe in der Geschichte der USA und verursachte eine massive Ölpest, die 87 Tage andauerte. In diesem Fall war die Krisenkommunikation entscheidend.
Unternehmen können es sich nicht leisten, während einer Krise den Fokus auf das Engagement der Mitarbeiter zu verlieren. Unzureichende Kommunikation kann die Kontinuität der Arbeit beeinträchtigen und die langfristige Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen gefährden. Der CEO sollte auch bereit sein, schwierige Fragen zu beantworten und Informationen und Aktualisierungen bereitzustellen. Wenn möglich, sollten Sie virtuelle “Ask Me Anything”-Ratssitzungen abhalten und sich persönlich an die Mitarbeiter wenden.
Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen in die Organisation und die Zuversicht wiederherzustellen. Zu diesem Zweck müssen Organisationen einen Prozess für die interne Entscheidungsfindung entwickeln. Darüber hinaus muss eine offene Kommunikationslinie eingerichtet werden, damit die Mitarbeiter ihre Bedenken äußern, Vorschläge machen und den Prozess kommentieren können. Die Mitarbeiter sollten aktiv in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.
Die Kommunikation darüber, dass in Ihrem Unternehmen eine Krise im Gange ist, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn mehrere Zielgruppen und Akteure betroffen sind. Die vermittelte Botschaft muss in Ton und Inhalt einheitlich sein. Widersprüchliche Botschaften führen nur zu Verwirrung und vermitteln den Eindruck von Inkompetenz. Daher müssen Organisationen die Botschaften aller verschiedenen Beteiligten koordinieren, um sicherzustellen, dass sie alle auf derselben Seite stehen.
Erstellung eines Krisenkommunikationsplans
Die Erstellung eines Krisenkommunikationsplans ist ein wesentlicher Bestandteil des Krisenreaktionsplans eines Unternehmens. Der Plan legt die Schritte fest, die zu befolgen sind, um während einer Krise effektiv zu kommunizieren, und er sollte genaue Angaben zu Zeitplänen, Rollen und Verantwortlichkeiten enthalten. Der Plan sollte auch die Art der zu versendenden Nachrichten und die Häufigkeit, mit der sie versendet werden, umreißen. Der Plan sollte auch spezifische Anweisungen dafür enthalten, wie das Krisenteam während der Krise miteinander kommunizieren sollte.
Der erste Schritt besteht darin, das Zielpublikum zu bestimmen. Die Entwicklung zielgruppenspezifischer Botschaften kann dem Krisenteam helfen, die Informationen zu liefern, nach denen die Beteiligten suchen. Ein Krisenkommunikationsplan sollte mindestens drei Hauptbotschaften enthalten, jede mit zielgruppenspezifischem Inhalt. Es ist auch wichtig, die Botschaften an die verschiedenen Medien anzupassen. Tweets zum Beispiel enthalten oft Links zu längeren Nachrichten. Aus diesem Grund sollten Krisenbotschaften auf Twitter auf dieses Medium zugeschnitten sein.
Wenn Sie den Plan selbst erstellen, können Sie ihn entweder selbst entwickeln oder eine Vorlage aus einer Online-Ressource herunterladen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihren Plan auf die Situation Ihres Unternehmens abstimmen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mit einer Naturkatastrophe konfrontiert ist, wird Ihre Strategie für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit eine ganz andere sein als die eines Unternehmens, das sich in einer organisatorischen Krise befindet. Wenn Ihr Unternehmen mit einer finanziellen Krise konfrontiert ist, sollten Sie vielleicht einen Preisnachlass auf künftige Einkäufe anbieten, sich direkt bei den Kunden entschuldigen oder eine Richtlinie ändern, die das Problem verursacht hat.
Sobald Sie einen Plan haben, ist der nächste Schritt die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Es ist wichtig, mit allen Ebenen der Mitarbeiter zu kommunizieren, auch mit denen, die im Außendienst arbeiten. Die Mitarbeiter sollten befugt sein, sich während einer Krise an die Vorgesetzten zu wenden, und sie sollten bei Bedarf Zugang zum Krisenteam haben. Ein Krisenkommunikationsplan muss auch die Möglichkeit bieten, Massenmitteilungen zu versenden und deren Eingang zu verfolgen.
Sobald Sie potenzielle Risiken ermittelt und Daten gesammelt haben, müssen Sie mit der Entwicklung eines Krisenkommunikationsplans für das Unternehmen beginnen. Der Plan sollte klar festlegen, welche Aktivitäten stattfinden werden. Er sollte auch die Mitglieder des Krisenmanagementteams festlegen. Dem Team sollten die Mitarbeiter angehören, die ursprünglich an der Identifizierung potenzieller Probleme beteiligt waren.
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